Sekretärin (m/w/d)

Für unseren namhaften Kunden in München suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Sekretärin (m/w/d) Abteilungsassistenz!

Unser Angebot

• Eigenverantwortliches Arbeiten in einem agilen, hochdynamischen Team
• Eine intensive Einarbeitung
• Übertarifliche Vergütung, zzgl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Persönliche Betreuung
• Volle soziale Absicherung

Ihre Aufgaben

• Verwalten der Abwesenheitskalender und Tagesagenda für die Bereichsleiter/innen und die wichtigsten Teammitglieder
• Pflege von Abteilungswikis und interne Unternehmenswebsites
• Unterstützung bei Reisevorbereitungen und Verwalten der Spesenabrechnungen für Vorgesetzte
• Unterstützung des Teams bei täglichen Rückfragen und allgemeinen administrativen Aufgaben
• Organisation von Veranstaltungen der Abteilung (z. B. Meetings, Workshops und Feiern)
• Führen von Besprechungsprotokollen nach Bedarf
• Verfassen und Verwalten von offizieller Korrespondenz (z. B. Einladungen, Visumanträge)
• Bearbeiten von Zeiterfassung, Reisen und Urlaubsanträge für Vorgesetzte und der Abteilung
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter/innen (z. B. Einrichtung des IT-Zugangs, Verfolgung von Onboarding-Aufgaben)
• Entgegennahme von Waren aus dem Postbüro und Organisation der Verteilung an die Mitarbeiter
• Verfolgen und Verwalten der Abteilungsressourcen (z. B. PCs, und anderes IT-Equipment) und IT-Supportanfragen

Ihre Anforderungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Verwaltungsfunktion, vorzugsweise in einem internationalen Umfeld
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten mit Liebe zum Detail und der Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu bewältigen
• Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)
• Teamplayer mit ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten
• Erfahrung im Reisemanagement und in der Spesenabrechnung ist von Vorteil
• Hohes Maß an Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift auf Verhandlungsniveau)