Executive Assistant to Managing Directors (m/w/d)

Für eine weltweit führende amerikanische Unternehmensberatung mit rund 100 Mitarbeitenden und einem hochwertigen Arbeitsumfeld in der Münchner Innenstadt suchen wir ab sofort eine Executive Assistant to Managing Directors (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung.

Unser Auftraggeber ist eine global agierende Unternehmensberatung, spezialisiert auf hochkomplexe Mandate in Transformations- und Restrukturierungsprozessen. Mit über 40 Jahren Erfahrung und mehr als 2.500 Mitarbeitenden in 24 Büros weltweit unterstützt das Unternehmen führende Konzerne und mittelständische Firmen dabei, anspruchsvolle Veränderungen erfolgreich zu bewältigen. Integrität, Exzellenz und ein partnerschaftlicher Ansatz stehen dabei im Mittelpunkt - mit dem Ziel, nachhaltige Ergebnisse für alle Beteiligten zu erzielen.
In Ihrer Rolle als Executive Assistant sind Sie die zentrale Ansprechperson und organisatorische Stütze der Managing Directors. Sie agieren als verlässliche Schnittstelle zwischen der Führungsebene, dem Team sowie externen Partnern und tragen wesentlich zur Effizienz des Tagesgeschäfts bei. Mit einem sicheren Gespür für Prioritäten, ausgeprägter Serviceorientierung und professionellem Auftreten sorgen Sie für reibungslose Abläufe und eine überzeugende Außendarstellung.
Dank Ihrer vorausschauenden Arbeitsweise und Ihrer Flexibilität sind Sie ein unverzichtbarer Teil des Führungsteams.

Ihre Aufgaben

• Administrative Unterstützung: Betreuung von zwei Managing Directors im Tagesgeschäft.
• Reise- und Eventmanagement: Organisation von Geschäftsreisen und internen sowie externen Veranstaltungen.
• Meeting-Management: Vereinbarung, Vor- und Nachbereitung von Klientenmeetings.
• Kontakt- und Datenmanagement: Pflege von Kontaktlisten, Unterstützung bei Business Development Aktivitäten und Versand von Mailings.
• Präsentationen und Unterlagen: Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen sowie Aktualisierung von Dokumenten.
• Email-Management: Überwachung und Bearbeitung der E-Mail-Eingänge der Managing Directors.
• Reisekosten und Zeiterfassung: Bearbeitung der Reisekostenabrechnung im Online-Tool und tägliche Zeiterfassung.
• Vertragsmanagement: Unterstützung bei der Erstellung von Vertragsunterlagen für Kunden und Pflege der internen Datenbank in Absprache mit der Rechtsabteilung.
• Internet-Recherche: Einholung von Auskünften und Aktualisierung relevanter Unterlagen.
• Kommunikation: Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner:innen.

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Abitur oder vergleichbarer Schulabschluss sowie eine Berufsausbildung
• Mindestens 8 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in der Assistenz der Geschäftsleitung in einem Beratungsumfeld
• Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in D/E
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit hoher Flexibilität, Eigeninitiative und Proaktivität
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie absolute Diskretion
• Einsatzbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
• Fähigkeit, auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office

Ihre Perspektive

• Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Team mit flachen Hierarchien
• Attraktives Gehalt (70-80K) mit diskretionärem Bonus und betrieblicher Altersvorsorge
• 28 Tage Urlaub sowie die Möglichkeit von Sonderurlaub
• Hybrides Arbeitsmodell nach der Probezeit, in der Regel mit 3 Tagen Präsenz und 2 Tagen Home-Office
• Deutschland-Ticket und zahlreiche Vergünstigungen über das unternehmensinterne Benefitportal
• Zugang zu Firmenfitness-Angeboten via EGYM Wellpass, darunter Yoga, Fitnessstudios, Sauna und mehr
• Hochwertiges Arbeitsumfeld mit kostenlosem Kaffee, frischem Obst und Snacks
• Teamevents und große Firmenevents, um Erfolge gebührend zu feiern

Klingt spannend für Sie? Dann senden Sie uns gerne Ihre Bewerbung zu - wir freuen uns darauf!
*Diese Stellenbezeichnung entspricht einer geschlechtsneutralen Berufsbezeichnung.
Alle Interessenten, unabhängig vom Geschlecht, sind willkommen.