Empfangsmitarbeiter/in/ Teamassistenz (m/w/d)

Office Manager / Teamassistenz (m/w/d)
Wir bei BLPS GmbH stehen für Qualität, Teamgeist und Verantwortung. Ob auf der Baustelle oder im Büro: Jeder trägt dazu bei, dass unsere Projekte erfolgreich werden. Wir bieten ein wertschätzendes Miteinander, spannende Aufgaben in der Bau- und Projektleitung sowie echte Entwicklungschancen.

Deine Aufgaben

• Organisation und Koordination der Kalender- und Terminplanung der Geschäftsführung
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten sowie Besprechungsunterlagen
• Verantwortung für einen reibungslosen Büroalltag inklusive Telefonmanagement, allgemeiner Korrespondenz und Gästebetreuung
• Empfang und Betreuung von Besuchern - du bist die freundliche erste Anlaufstelle unseres Hauses
• Ansprechpartner für Mitarbeitende bei organisatorischen und administrativen Fragen des Tagesgeschäfts
• Organisation und Koordination der Büroinfrastruktur, einschließlich Bürobedarf, Bestellungen und Einkauf
• Planung, Organisation und Nachbereitung interner und externer Meetings, Konferenzen sowie Firmenveranstaltungen
• Koordination und Pflege der Besprechungsräume
• Sorgfältige Dokumentation und Verwaltung von Kosten, Belegen und Rechnungen
• Pflege vertraulicher Unterlagen sowie Sicherstellung eines zuverlässigen Informationsflusses innerhalb des Unternehmens

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung sowie erste Berufserfahrung im Office-Management, in der Teamassistenz, im Front Office oder in der Gästebetreuung
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, z. B. als Office Manager oder Executive Assistant
• Sehr gute Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten mit einem ausgeprägten Blick für Prioritäten
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift (Deutsch)
• Hohe Diskretion, Integrität und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie idealerweise Google Workspace
• Service- und kundenorientierte Arbeitsweise mit ausgeprägten zwischenmenschlichen Fähigkeiten
• Selbstständige, strukturierte, proaktive und detailorientierte Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Eigenverantwortung

Was wir bieten

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit direkter Berichtslinie an die Geschäftsführung
• Langfristige Perspektive in einem wirtschaftlich stabilen Unternehmen einer zukunftssicheren Branche
• Ein wertschätzendes Betriebsklima in einem engagierten, dynamischen Team sowie regelmäßige Firmenevents
• Kurze Entscheidungswege, klare Strukturen und ein hohes Maß an Eigenverantwortung
• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag
• Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz mit sehr guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Kostenfreie Getränke wie Kaffee, Tee und Wasser sowie frisches Obst

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