Als Legal E-Billing Specialist sind Sie für die umfassende Verwaltung des elektronischen Abrechnungsprozesses der Kanzlei verantwortlich. Sie stellen sicher, dass Rechnungen über verschiedene E-Billing-Plattformen korrekt und regelkonform eingereicht werd
Permanent employee, Full-time · München
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Wenn Sie bei HOFFMANN EITLE einsteigen, werden Sie Teil einer Kanzlei, die nicht nur berufliche Exzellenz, sondern auch persönliches Wachstum und Gemeinschaft schätzt. Wir fördern ein unterstützendes Umfeld, in dem Ihre Talente und Ambitionen gedeihen können, und bieten Ihnen zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung. Wenn Sie eine Leidenschaft für das Recht des geistigen Eigentums haben und in einem kollaborativen und innovativen Umfeld etwas bewirken möchten, laden wir Sie ein, die Zukunft des Schutzes geistigen Eigentums gemeinsam mit unserem engagierten und dynamischen Team von über 450 Mitarbeitenden mitzugestalten
Ihre Aufgaben
Verwaltung von E-Billing-Plattformen
- Einreichung von Rechnungen über E-Billing-Plattformen (z. B. ONIT, Passport, Legal Tracker, CounselLink).
- Sicherstellung der Einhaltung von LEDES-Formaten und technischen Plattformanforderungen.
- Bearbeitung von Ablehnungen, Fehlerbehebungen und fristgerechte Neueinreichung.
Einhaltung von Mandantenrichtlinien
- Überwachung der Einhaltung mandantenspezifischer Abrechnungsrichtlinien (z. B. Zeitvorgaben, Gebührenobergrenzen, Ratenstrukturen).
- Pflege und Aktualisierung der Mandantenanforderungen im Abrechnungssystem.
- Zusammenarbeit mit juristischen Teams zur Überprüfung und Anpassung von Zeiteinträgen.
Gebührenmanagement & Zeiterfassung
- Verwaltung und Pflege mandantenspezifischer Gebührensätze im Abrechnungssystem.
- Unterstützung bei der Einhaltung von Best Practices in der Zeiterfassung inkl. UTBMS-konformer Kodierung.
- Regelmäßige Überprüfung der Zeiteinträge auf Korrektheit und Regelkonformität.
LEDES- & UTBMS-Kodierung
- Korrekte Anwendung von LEDES- und UTBMS-Codes auf Zeit- und Kosteneinträge.
- Schulung interner Teams zu Kodierungsrichtlinien und Compliance-Anforderungen.
- Beobachtung von Änderungen in Branchenstandards und deren Implementierung.
Mandantenkommunikation & Konfliktlösung
- Hauptansprechpartner für Abrechnungsfragen und -konflikte seitens der Mandanten.
- Proaktive Kommunikation mit Mandanten zur Klärung von Abrechnungsdetails.
- Unterstützung bei Mandantenaudits durch Bereitstellung relevanter Unterlagen.
Schulungen & Prozessoptimierung
- Durchführung von Schulungen zur Zeiterfassung und zu Best Practices im Abrechnungsprozess.
- Entwicklung und Pflege von SOPs für abrechnungsbezogene Prozesse.
- Mitarbeit an Projekten zur Systemoptimierung und Prozessverbesserung.
Ihre Qualifikationen
- Abgeschlossenes Studium in Finanzen, Rechnungswesen, Betriebswirtschaft oder einem vergleichbaren Bereich.
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Legal E-Billing, idealerweise in einer Großkanzlei oder IP-Kanzlei.
- Kenntnisse von LEDES-Formaten, UTBMS-Kodierung und gängigen E-Billing-Plattformen; alternativ Erfahrung mit EDI-Systemen aus anderen Branchen.
- Analytisches Denken und hohe Detailgenauigkeit.
- Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeiten.
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Wünschenswert: Erfahrung mit Abrechnungssoftware (z. B. Microsoft D365).
Wünschenswerte Qualifikationen
- Erfahrung mit internationalen Mandanten und komplexen Abrechnungsstrukturen.
- Kenntnisse im Bereich gewerblicher Rechtsschutz und den damit verbundenen Abrechnungsbesonderheiten.
- Erfahrung im Projektmanagement, insbesondere bei Finanzsystemen oder Prozessoptimierungen.
Ihre Vorteile
- 13\. Monatsgehalt, freiwillige Prämie, Urlaubsgeld
- Verantwortungsvolle, spannende Tätigkeit mit Zukunft
- Fahrkostenzuschuss
- Firmenfitness mit EGYM Wellpass
- vergünstigtes Mittagessen
- Einen attraktiven Arbeitsplatz in einem modernen Bürokomplex mit guter Anbindung (U-Bahn, Bus, Autobahn A94)
- Gleitzeitmodell
- Möglichkeit zur Mobilen Arbeit (Remote)
- wöchentlich frischer Obstkorb sowie Wasser, Kaffee- und Teeangebot
- betriebliche Altersvorsorge
- Unterstützung bei der Kinderbetreuung
- eigenverantwortliches Arbeiten
- teamorientiertes Arbeiten in einem multikulturellen Umfeld
- Mitarbeiterfeiern
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Über uns
Bei HOFFMANN EITLE sind wir mehr als nur führend im Bereich des gewerblichen Rechtsschutzes - wir sind eine professionelle Familie, die sich der Zusammenarbeit, Unterstützung und exzellenten Ergebnissen verschrieben hat. Mit Büros in ganz Europa, darunter München, Düsseldorf, Hamburg, London, Madrid, Barcelona, Mailand und Amsterdam, vereinen unsere vielfältigen Teams aus Patentanwälten und spezialisierten Rechtsanwälten wissenschaftliche und technische Expertise mit herausragendem juristischen Know-how. Wir betreuen Mandanten von multinationalen Konzernen und innovativen Start-ups bis hin zu akademischen Forschungseinrichtungen und bieten exzellente Beratung, die auf jede Phase des Schutzes geistigen Eigentums zugeschnitten ist.
Wenn Sie bei HOFFMANN EITLE einsteigen, werden Sie Teil einer Kanzlei, die nicht nur berufliche Exzellenz, sondern auch persönliches Wachstum und Gemeinschaft schätzt. Wir fördern ein unterstützendes Umfeld, in dem Ihre Talente und Ambitionen gedeihen können, und bieten Ihnen zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung. Wenn Sie eine Leidenschaft für das Recht des geistigen Eigentums haben und in einem kollaborativen und innovativen Umfeld etwas bewirken möchten, laden wir Sie ein, die Zukunft des Schutzes geistigen Eigentums gemeinsam mit unserem engagierten und dynamischen Team von über 450 Mitarbeitenden mitzugestalten.
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When you join HOFFMANN EITLE, you become part of a firm that values not only professional excellence but also personal growth and community. We foster a supportive environment where your talents and ambitions can thrive, offering ample opportunities for career development. If you are passionate about intellectual property law and ready to make an impact in a collaborative and innovative setting, we invite you to help shape the future of intellectual property protection as part of our trusted and dynamic team of over 450 employees.
Your Tasks
E-Billing Platform Management
- Ensure invoices adhere to LEDES formats and platform-specific technical requirements.
- Assist in resolving invoice rejections and timely troubleshooting of issues
Client Billing Guidelines Compliance
- Monitor and enforce compliance with client billing guidelines, including billing caps, time entry rules, and rate structures.
- Update client eBilling requirements and proactively address discrepancies.
- Collaborate with internal IP teams to align time entries with client expectations.
Rate Management & Time Recording
- Guide IP teams on timekeeping best practices and UTBMS-compliant coding.
- Conduct periodic audits to ensure billing accuracy and compliance.
LEDES & UTBMS Standards
- Ensure eBilling rules and settings are set-up correctly in all applicable systems.
- Establish correct ‘mapping’ of internal codes to client required UTBMS coding.
- Train internal teams on use of eBilling platforms and serve as the central source of knowledge for all eBilling questions and queries.
- Stay informed of changes to industry standards, changes, and ensure timely implementation.
Client Relations & Dispute Resolution
- Act as the main contact for client eBilling questions and queries.
- Communicate proactively with clients to clarify eBilling items and ensure transparency.
- Support client audits by providing documentation and detailed eBilling records.
Training & Process Optimization
- Deliver training on timekeeping, coding, and billing best practices.
- Develop and maintain standard operating procedures (SOPs).
- Contribute to projects aimed at improving billing systems and workflows.
Your Qualifications
- Minimum of 3 years' experience in legal e-billing, preferably in a large law firm or IP-focused practice.
- Strong knowledge of LEDES/UTBMS coding and e-billing platforms
- Understanding of intellectual property law and associated billing challenges.
- Experience handling international billing and complex client structures.
- Analytical mindset with high attention to detail.
- Effective communication and interpersonal skills.
- Fluency in both German and English.
- Preferred: Experience with financial software and Salesforce (e.g., Microsoft D365).
Desirable qualifications
- Experience with international clients and complex billing structures.
- Knowledge of intellectual property law and the associated billing specifics.
- Experience in project management, particularly with financial systems or process optimization.
Your Benefits
- A 13th month’s salary, voluntary bonus, vacation pay
- An exciting position of responsibility with good prospects
- Travel subsidy
- Company fitness with EGYM Wellpass
- Subsidised lunch
- An attractive workplace in a modern office building with good transport connections (U-Bahn, bus, motorway A94)
- Flexitime
- Possibility to work remotely
- Weekly offer of fresh fruit basket as well as water, coffee and tea
- Company pension scheme
- Childcare support
- Independent work
- Teamwork in a multicultural environment
- Social events
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About us
At HOFFMANN EITLE, we are more than just leaders in intellectual property law-we are a professional family committed to collaboration, support, and exceptional results. With offices across Europe, including Munich, Düsseldorf, Hamburg, London, Madrid, Barcelona, Milan, and Amsterdam, our diverse teams of patent attorneys and specialized attorneys-at-law combine scientific and technical expertise with outstanding legal acumen. We serve clients ranging from multinational corporations and innovative startups to academic and research institutions, providing high-end advice tailored to every stage of intellectual property protection.
When you join HOFFMANN EITLE, you become part of a firm that values not only professional excellence but also personal growth and community. We foster a supportive environment where your talents and ambitions can thrive, offering ample opportunities for career development. If you are passionate about intellectual property law and ready to make an impact in a collaborative and innovative setting, we invite you to help shape the future of intellectual property protection as part of our trusted and dynamic team of over 450 employees.
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