Team- / Office Assistant (w/m/d) - Munich

Die Tätigkeit als Team- / Office Assistant in unserem Unternehmen umfasst die Unterstützung des Teams vor Ort sowie administrative Aufgaben als Teil des Assistenzteams. Die Rolle kann zudem projektbezogene oder interne Zusatzaufgaben beinhalten.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Zu den Aufgaben gehören unter anderem:

• Empfang und Betreuung von Gästen
• Büroorganisation und -instandhaltung (Ansprechpartner:in für Vermieter:innen, Bearbeitung von Büroangelegenheiten, Lieferant:innenmanagement etc.)
• Betreuung der Küche / Konferenzräume (Sauberkeit, Bestellung und Verwaltung von Lebensmitteln, Auffüllen des Kühlschranks etc.)
• Sicherstellung eines stets ordentlichen, sauberen und professionellen Büroauftritts für Mitarbeitende und Gäste
• Organisation von Catering für interne und externe Meetings
• Bestellung von Bürobedarf, Lebensmitteln, Getränken sowie Verbrauchsmaterialien
• Bearbeitung von Posteingang und -ausgang sowie Lieferungen
• Verwaltung der Bargeldkasse
• Terminmanagement und Koordination interner und externer Meetings
• Bearbeitung von Spesen und Stundenzetteln
• Organisation von Geschäftsreisen sowie Verwaltung von BahnCards
• Kontaktmanagement mit Hilfe des CRM-Systems zur Pflege der Kontaktdaten
• Einladungsmanagement für Veranstaltungen sowie Unterstützung des Marketingteams bei Planung und Durchführung
• Unterstützung bei Reisebuchungen und Nutzung des Reisebuchungssystems Perk
• Weitere Aufgaben nach Bedarf

Kenntnisse, Fähigkeiten und Kompetenzen

• Fähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten
• Diskretion, Professionalität und zuverlässiges Urteilsvermögen
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Sehr gute Administrations- und Organisationsfähigkeiten sowie hohe Kompetenz in Word, PowerPoint, Excel und AI-Prompting
• Hohe Detailorientierung
• Fähigkeit, schnell vertrauensvolle Beziehungen intern wie extern aufzubauen
• Positive, lösungsorientierte Haltung (Hands-on-Mentalität)
• Belastbarkeit und ausgeprägte Teamfähigkeit
• Proaktive Arbeitsweise mit Blick auf anstehende Aufgaben, Meetings und Ereignisse

Was wir suchen

• 1-2 Jahre Berufserfahrung als Rezeptionist (w/m/d) oder Assistenz in einer Beratungsfirma, Anwaltskanzlei, einem Professional-Services-Unternehmen oder im Hotel- und Gastgewerbe; alternativ Erfahrung als vielseitige Problemlösungskraft in einem anspruchsvollen organisatorischen Umfeld
• Selbstbewusste Persönlichkeit mit nachgewiesenen organisatorischen Fähigkeiten und hoher Diskretion
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, abgestimmt auf unterschiedliche Zielgruppen
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C2) und sehr gute Englischkenntnisse (mindestens C1)
• Fundierte Kenntnisse aller MS-Office-Anwendungen
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Offenheit für neue Technologien
• Hohe Motivation für qualitativ hochwertige Arbeit und strukturierte Arbeitsweise
• Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld und herausfordernden Situationen souverän zu arbeiten

Bei Fragen rund um die Stellenbeschreibung wenden Sie sich gerne an careersgermany@brunswickgroup.com.