Projektmitarbeiter Finanzverwaltung
Projekthintergrund
Das TresorHaus ist ein bankenunabhängiger Anbieter für Schließfach- und Tresorraumvermietung im Raum Berlin. Wir bieten physische Sicherheitslösungen für Privatpersonen und Unternehmen mit besonderem Schutzbedarf - diskret, zuverlässig und persönlich.
Für den Aufbau des TresorHauses suchen wir eine erfahrene Projektmitarbeiterin / einen erfahrenen Projektmitarbeiter im Bereich Finanzverwaltung. Gesucht wird eine Person, die den Aufbau eines klar strukturierten und verlässlichen Finanzsystems begleitet - mit Blick auf Genauigkeit, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit. Das Projekt umfasst sämtliche Prozesse rund um die finanzielle Abwicklung - von der Zahlungsbearbeitung über Rechnungsstellung und Buchhaltung bis hin zur Finanzberichterstattung sowie der technischen Anbindung und Pflege geschäftskritischer Stammdaten.Ziel ist die Einführung eines Systems, das alle Zahlungsströme nachvollziehbar abbildet, unterschiedliche Zahlungsmethoden unterstützt, die Rechnungsprozesse automatisiert und eine vollständige Verzahnung mit der Buchhaltung ermöglicht.
Hauptverantwortlichkeiten
Zahlungsabwicklung und Kassensystem
- Einrichtung und Betrieb eines einfachen Kassensystems für Vor-Ort-Zahlungen im Tresorhaus zur Entgegennahme von Kundenzahlungen
- Implementierung einer grundlegenden Stripe-Integration für Online-Zahlungen zur elektronischen Abwicklung von Standardzahlungen
- Integration verschiedener Zahlungsmethoden (Kreditkarte, SEPA-Lastschrift, Überweisung, Sofortzahlung) zur Bereitstellung geeigneter Zahlungsoptionen für Kunden
- Aufbau grundlegender Sicherheitsmaßnahmen für Finanztransaktionen zur Absicherung kritischer Transaktionen
Rechnungsstellung und Dokumentation
- Entwicklung und Implementierung grundlegender Rechnungsvorlagen zur Erfüllung wesentlicher rechtlicher Anforderungen
- Aufbau einer einfachen elektronischen Dokumentenablage für Finanzbelege zur Speicherung wichtiger Unterlagen
- Abstimmung und Festlegung von Rechnungslayouts und -workflows innerhalb des Stripe-Systems
- Sicherstellung einer vollständigen GoBD-konformen Dokumentation aller Finanztransaktionen
Buchhaltung und Finanzsysteme
- Implementierung eines grundlegenden Buchhaltungssystems zur Verarbeitung der wichtigsten finanziellen Transaktionen
- Einrichtung grundlegender Datenexportmöglichkeiten für externe Finanzpartner zur Ermöglichung des Datenaustauschs mit Steuerberatern
- Aufbau grundlegender Schnittstellen zwischen den wichtigsten Finanzsystemen zur Ermöglichung eines Basisdatenaustauschs
- Abstimmung der Datenschnittstellen mit Rödl & Partner für externe Buchhaltungsprozesse und Einrichtung der DATEV-Schnittstelle
Kautions- und Zahlungsmanagement
- Implementierung eines einfachen Systems zur Erfassung von Kautionen zur Dokumentation von Sicherheitsleistungen
- Aufbau einer einfachen Zuordnung von Zahlungseingängen zur Verbuchung wichtiger Zahlungen
- Entwicklung grundlegender Stornierungen und Rückerstattungsprozesse zur Bearbeitung einfacher Kundenanliegen
- Implementierung eines einfachen Mahnwesens zur Erkennung und Bearbeitung überfälliger Zahlungen
Stammdatenmanagement
- Aufbau eines einfachen Stammdatenmanagements zur Verwaltung wichtiger Stammdaten mit exklusiver Verantwortung für finanzrelevante Stammdaten (Konten, Kostenstellen, Steuersätze, Zahlungsbedingungen)
- Implementierung grundlegender Änderungsprotokolle für wichtige Stammdaten zur Nachvollziehbarkeit kritischer Änderungen
- Technische Integration der von Fachbereichen verwalteten Stammdaten (Kunden-, Produkt-, Lieferantenstammdaten) mit Sicherstellung der Datenintegrität
- Entwicklung eines einfachen Berechtigungskonzepts für Finanzdaten zum grundlegenden Schutz sensibler Daten
Systemintegration und Schnittstellen
- Aufbau eines einfachen Datenaustauschs zwischen Finanz- und CRM-System zur Konsistenz wichtiger Kundendaten
- Implementierung von Schnittstellen zwischen Payment-Systemen, CRM und Buchhaltungssoftware für nahtlose Datenflüsse
- Sicherstellung der technischen Datenintegrität und -konsistenz über alle Systeme hinweg
- Durchführung einer einfachen initialen Einrichtung des Finanzsystems zum Start des Geschäftsbetriebs
Compliance und Steuerrecht
- Durchführung grundlegender steuerrelevanter Prozesse zur Erfüllung wesentlicher steuerlicher Anforderungen
- Abstimmung der finanzrelevanten Prozesse mit Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern
- Sicherstellung der Einhaltung buchhalterischer Vorschriften und regulatorischer Anforderungen
- Bereitstellung von Audit-Trails und Änderungsnachverfolgung für alle Stammdaten
Controlling und Reporting
- Aufbau eines einfachen Projektkostencontrollings zur Überwachung grundlegender Projektkosten
- Entwicklung spezifischer Finanzreports für verschiedene Stakeholder (Management, operatives Controlling)
- Implementierung einer grundlegenden Reportingstruktur mit automatisierten Finanzberichten
- Aufbau eines strukturierten Finanzcontrollings mit definierten KPIs
Notfall- und Sicherheitsmanagement
- Entwicklung eines einfachen Notfallplans für kritische Finanzprozesse zur Aufrechterhaltung des Basisbetriebs bei Systemausfällen
- Implementierung von Backup-Strategien für alle kritischen Finanzdaten
- Sicherstellung der 99,9% Verfügbarkeit des Zahlungssystems
- Aufbau redundanter Systeme für geschäftskritische Finanzprozesse
Qualifikationen und Erfahrung
- Abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre, Finanzwesen, Wirtschaftsinformatik oder vergleichbare Qualifikation
- Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Finanzwesen, vorzugsweise mit Schwerpunkt auf Zahlungsabwicklung und Buchhaltungssystemen
- Praktische Erfahrung mit Payment-Service-Providern, insbesondere Stripe (Payment Processing, Subscription Management, Invoice Management)
- Fundierte Kenntnisse in Buchhaltungssoftware und DATEV-Schnittstellen sowie Erfahrung mit externen Buchhaltungspartnern
- Nachweisliche Erfolge bei der Implementierung von Finanzsystemen in mittelständischen Unternehmen
- Expertise in Stammdatenmanagement und Systemintegration zwischen verschiedenen Finanzanwendungen
- Kenntnisse in GoBD-konformer Dokumentation und steuerrechtlichen Anforderungen
- Erfahrung im Aufbau von Controlling-Systemen und Finanzreporting
- Verständnis für Compliance-Anforderungen im Finanzbereich und Risikomanagement
- Starke analytische Fähigkeiten und systematisches Vorgehen bei Finanzprozessen
- Exzellente Kommunikationsfähigkeiten für die Koordination mit Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und externen Finanzpartnern
- Projektmanagement-Erfahrung mit finanzrelevanten und systemkritischen Projekten
Zusätzliche wünschenswerte Kompetenzen
- Zertifizierungen im Finanzbereich (z.B. Certified Financial Manager, DATEV-Zertifizierung, Stripe-Expertise)
- Branchenerfahrung in Dienstleistungsunternehmen, Sicherheitsbranche oder vergleichbaren regulierten Umgebungen
- Kenntnisse in modernen Fintech-Lösungen und digitalen Zahlungssystemen
- Erfahrung mit ERP-Systemen und deren Integration in Finanzprozesse
- Verständnis für internationale Zahlungsabwicklung und Multi-Currency-Management
- Kenntnisse in Finanz-Controlling und Business Intelligence Tools
- Erfahrung mit Audit-Prozessen und Wirtschaftsprüfung
- Verständnis für Liquiditätsmanagement und Cash-Flow-Optimierung
- Kenntnisse in Risikomanagement und Financial Crime Compliance
- Erfahrung mit automatisierten Buchungsprozessen und Process Mining
- Verständnis für Schnittstellen-Programmierung und API-Integration
- Kenntnisse in Datenanalyse und Reporting-Tools für Finanzauswertungen
Zeitraum und Einsatzort
- Projektdauer: 6-10 Monate mit Verlängerungsoption (abhängig von Systemintegration und Compliance-Anforderungen)
- Einsatzort: Hybrides Arbeitsmodell mit regelmäßigen Vor-Ort-Terminen für Systemtests, Abstimmungen mit externen Finanzpartnern und Compliance-Validierung. Zu Beginn 100% remote.
- Sie behalten Zahlen nicht nur im Blick, sondern denken Finanzprozesse konsequent zu Ende - klar, sicher und integriert?Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme:
Ansprechparter:
Zulal Fouquet
Standort: Berlin
Am Ostbahnhof 3 (Ecke Andreasstraße)10243 Berlin
Tel.: +49 (0)1525 9142296
E-Mail: zf@tresorhaus-berlin.de
www.tresorhaus-berlin.de
