Sekretariat / Teamassistenz (m/w/d)

Wir suchen zur Verstärkung unseres Teams eine zuverlässige und engagierte Assistenz im Sekretariat (m/w/d), die unser Büro im organisatorischen und administrativen Bereich unterstützt. Wenn Sie Freude an strukturiertem Arbeiten, eigenständiger Aufgabenbearbeitung und täglichem Austausch mit Gerichten, Versicherungen und weiteren Ansprechpartnern haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ihre Aufgaben

Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben

• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen
• Abhören und Pflege des Anrufbeantworters
• Organisation des Posteingangs und -ausgangs (digital & analog)
• Büromaterialverwaltung und -bestellung (z. B. Briefmarken, Umschläge, Versandmarken)

Dokumenten- und Vorgangsmanagement

• Scannen, Sortieren und Ablegen von Schriftstücken nach Projektnummern
• Eintragung und Pflege von Adressänderungen, Fristen, Gerichtsterminen sowie Kosten­vorschüssen
• Benachrichtigung von Sachverständigen per E-Mail
• Anlage neuer Projekte (Gericht, Versicherung, privat)
• Ablage und Dokumentation nach Projektabschluss
• Ablage in den Tagespostordner

Kommunikation und Terminmanagement

• Telefonische Auskünfte (z. B. zu Sachständen, Kostenvorschüssen)
• Vorbereitung des Schriftverkehrs nach Anweisung
• Pflege und Führung des Terminkalenders, insbesondere bei Ortsterminen

Finanz- und Abrechnungsunterstützung

• Erstellen und Ablage von Rechnungen
• Überweisung bzw. Weitergabe von Rechnungen an DATEV
• Kassenabrechnung und Vorbereitung für den Steuerberater Listen- und Datenpflege
• Führung und Aktualisierung der Gutachtenstandliste
• Eintrag relevanter Daten in den Tagespostordner

Besondere Aufgaben

• Organisation von Weihnachtsgeschenken, Bestellungen und Grußkarten

Ihr Profil

• möglichst abgeschlossene Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann, Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwaltsfachangestellte/r o. Ä.)
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit Access
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Freundliches Auftreten sowie Organisations- und Kommunikationsstärke
• Freude an administrativen Tätigkeiten und verlässlichem Arbeiten im Team

Wir bieten

• Einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit Verantwortung
• Ein freundliches Team und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Strukturierte Einarbeitung in alle Aufgabenbereiche
• Geregelte Arbeitszeiten und langfristige Perspektive

Interesse?
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung inklusive Lebenslauf und kurzer Vorstellung.