Die Bayerische Staatsbibliothek ist seit mehr als 460 Jahren eine angesehene Partnerin für Forschende, Lehrende und Studierende. Als zentrale Landes- und Archivbibliothek des Freistaats Bayern und Gedächtnisinstitution von Weltrang erbringen wir vielfältige Dienste für den Wissenschaftsstandort Bayern und übernehmen gleichzeitig wesentliche Aufgaben der deutschlandweiten und internationalen Informationsversorgung. Mit dem größten digitalen Datenbestand aller deutschen Bibliotheken agieren wir als Innovationszentrum für digitale Informationsdienste und -technologien, die wir gemeinsam mit unseren Nutzenden aus Wissenschaft, Bildung und Kultur kontinuierlich weiterentwickeln. Mit unserem hochqualifizierten Fachpersonal garantieren wir ein exzellentes Serviceniveau auf allen Arbeitsfeldern.
Das Direktionsbüro der Bayerischen Staatsbibliothek ist als Geschäftsstelle die wichtigste Kommunikationsstelle sowohl zwischen allen Bereichen der Direktion, der Leitungsebene und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Bayerischen Staatsbibliothek als auch erste Anlaufstelle für nationale und internationale Außenkontakte im bibliothekspolitischen Bereich. Es unterstützt die Generaldirektorin und die Stellvertretung der Generaldirektorin in deren gesamten Aufgabenspektrum und entlastet sie von organisatorischen und administrativen Belangen.
Die Bayerische Staatsbibliothek sucht zum 01. Oktober 2025 eine bzw. einen
SEKRETÄR/IN BZW. TEAMASSISTENTEN/TEAMASSISTENTIN (m/w/d) für das Direktionsbüro der Bayerischen Staatsbibliothek
Entgeltgruppe 8 TV-L, Vollzeit, unbefristet
Ihre Aufgaben
· Büroorganisation und -verwaltung (Empfang, Posteingang und -ausgang, Überwachung von Fristen, Organisation der Ablage)
· Terminplanung und -koordination inklusive Erstellung von zugehörigen Agenden und Sitzungsunterlagen
· Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, auch international, auf unterschiedlichen Ebenen
· Mitarbeit bei der Erstellung von Vorlagen und Entwürfen für die Direktion
· Erstellen und Auswerten von komplexen Statistiken für die Direktion
· Organisation der Protokollierung von Besprechungen
· Mitwirkung bei
o Haushalts- und Verwaltungsangelegenheiten
o Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
Ihre Qualifikation
· Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare einschlägige kaufmännische Ausbildung bzw. als Verwaltungsfachangestellte/r und
· mindestens dreijährige einschlägige und aktuelle Berufserfahrung im Bereich Teamassistenz oder Sekretariat, idealerweise bei öffentlichen oder kulturellen Einrichtungen
Darüber hinaus verfügen Sie über:
· sicheres, professionelles und freundliches Auftreten, gepaart mit ausgeprägter Dienstleistungsorientierung
· hohe Einsatzbereitschaft, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit
· souveräner Umgang mit den aktuellen Programmversionen von MS-Office (Word, Excel, Powerpoint), modernen E-Mail-Clients und digitalen Dokumentenmanagementsystemen; ansonsten Bereitschaft, sich in digitale Dokumentenmanagementsystem einzuarbeiten
· versierte Umgang mit der Auswertung von Internetquellen
· hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
· sehr gute Englischkenntnisse (mindestens vergleichbar Level B1)
· sehr gute Organisations-, Team- und Kommunikationsfähigkeit
Unser Angebot
· das Entgelt richtet sich nach den Bestimmungen des TV-L und erfolgt in Entgeltgruppe 8 TV-L. Ihre einschlägige Berufserfahrung kann bei der Bemessung des Eingangsentgelts berücksichtigt werden. Nähere Informationen finden Sie z. B. unter:
· eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit in einer der größten und innovativsten wissenschaftlichen Universalbibliotheken Europas
· Mitarbeit in einem motivierten Team
· ein Arbeitsplatz in zentraler Lage Münchens mit sehr guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
· flexible Arbeitszeitgestaltung mit der Möglichkeit zum zeitanteiligen Mobilen Arbeiten sowie den üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
· Möglichkeit eines Kinderbetreuungsplatzes in der hauseigenen Krippe (je nach Verfügbar- keit, priorisierte Vergabe an BSB-Beschäftigte)
· betriebliches Gesundheitsmanagement, Fahrrad-Leasing (JobBike Bayern) und Altersvor- sorge VBL
ergänzende informationen:
· Die Stelle ist teilzeitfähig, sofern durch Jobsharing die ganzheitliche Wahrnehmung der Aufgaben gesichert ist.
· Die Bayerische Staatsbibliothek fördert die Gleichstellung von Männern und Frauen. Die Bewerbung von qualifizierten Frauen wird daher ausdrücklich begrüßt. Schwerbehinderte Bewerberinnen bzw. Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
· Informationen zum Datenschutz und eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezo- gener Daten im Rahmen einer Bewerbung finden Sie unter:
Wir freuen uns auf:
Ihre Online-Bewerbung unter:
Bewerbungsende:
23. Juli 2025
Ihr Kontakt für Rückfragen:
Dr. Stephan Schwarz, Leiter der Zentralen Administration
Telefon:
+49 89 28638-2101
