Sachbearbeiter*in / Assistent*in mit Schwerpunkt Gebäudemanagement

Sachbearbeiterin / Assistentin mit Schwerpunkt Gebäudemanagement
Sachbearbeiterin / Assistentin mit Schwerpunkt Gebäudemanagement
Max-Planck-Institut für Plasmaphysik, Garching
admin | Organisation & Verwaltung
Teilzeit
Unbefristet
Ausschreibungsnummer: 25/046
Stellenangebot vom 24.10.2025
Das Max-Planck-Institut für Plasmaphysik als ein Institut der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. ist mit rund 1100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Garching bei München und Greifswald das größte Zentrum für Fusionsforschung in Europa. Die Forschung vollzieht sich in sieben experimentellen und theoretischen Projekten, die darauf abzielen, die Kernfusion zu einer unerschöpflichen und sicheren Energiequelle der Zukunft zu entwickeln.
Wir besetzen aktuell eine Position als Sachbearbeiterin / Assistentin mit Schwerpunkt Gebäudemanagement in der Abteilung Facility Management. Der Bereich Facility Management (FM) ist verantwortlich für die betriebstechnische Infrastruktur sowie den Erhalt und die Modernisierung der rund 60 Gebäude sowie der dazugehörigen Verkehrsflächen und Grünanlagen auf dem Campus. Diese Position ist flexibel in Teilzeit (70-80%) zu besetzen.

Das sind Ihre Aufgaben

• Auftragsabwicklung in SAP
• Weiterverrechnung von Dienstleistungen und Nebenkosten
• Pflege des elektronischen Wocheneinsatzplans
• Erstellung von Leistungsverzeichnissen und Leistungsbeschreibungen für Ausschreibungen
• Bearbeitung von Wartungs- und Prüfaufträgen
• Prüfung der Rechnungseingänge, Kostencontrolling sowie Überwachung und Steuerung des Mittelabflusses
• Bearbeitung von Nutzeranfragen über das Abteilungs-Ticketsystem
• Vertretung der Sachbearbeitung in der Gruppe Bau & Technik
• Datenerfassung und -pflege im CAFM-System inkl. Organisation von Schulungen
• Büro- und Assistenzaufgaben, wie z.B. Postbearbeitung und Dokumentenmanagement, Besprechungen organisieren, Aushänge erstellen, Materialbeschaffung, Protokollführung

Das bringen Sie mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit gutem technischem Verständnis oder ggf. technische Ausbildung mit einschlägiger kaufmännischer Weiterbildung
• Fundierte Erfahrung in den Bereichen Sachbearbeitung, Vertragsverwaltung und Abrechnung
• Exzellente Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen sowie die Bereitschaft, zusätzliche EDV-Kenntnisse (z.B. SAP, CAFM) zu erwerben und zur geplanten Digitalisierung beizutragen
• Kenntnisse im Bereich Gebäudemanagement und Gebäudetechnik von Vorteil
• Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Lösungsorientiertes Denken und Handeln, gepaart mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität und einer selbstständigen, strukturierten und serviceorientierten Arbeitsweise

Das sind die Gründe bei uns zu starten

• Vergütung je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis zu Entgeltgruppe 9a TVöD Bund, Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen und Jahressonderzahlung
• Unbefristete krisensichere Tätigkeit mit Stabilität
• Gleitzeitsystem und flexible Arbeitszeitmodelle
• 30 Tage Urlaub (bei 5-Tage-Woche) und zusätzlich freie Tage, z.B. an Weihnachten, Silvester und Brückentagen
• Betriebliche Altersvorsorge im öffentlichen Dienst (VBL Zusatzversorgung)
• Zuschüsse für Jobtickets (z.B. Deutschlandticket)
• Kantine mit abwechslungsreichem Speisenangebot
• Kostenfreie Parkplätze am Institutsgelände und direkte Anbindung an den ÖPNV
• Weiterbildungsangebote für fachliche Weiterbildung, Kompetenztrainings und Online-Trainingsakademie der Max-Planck-Gesellschaft
• Betriebliches Gesundheitsmanagement zur Gesundheitsvorsorge und Prävention
• Diverse Sportangebote, -gruppen und -kurse
• Sozialberatung für die Unterstützung in schwierigen Lebens- und Arbeitssituationen
• Familienservice für alle Fragen rund um Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Vergünstigte Ferienwohnungen im In- und Ausland

www.ipp.mpg.de/datenschutz-bewerbung
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Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige
Online-Bewerbung
bis zum 30.11.2025.