Projekt­mitarbeiter*in Schriftgut­verwaltung & Digitalisierung

Die Max-Planck-Gesell­schaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungs­organisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 85 Instituten und Forschungs­stellen im In- und Ausland Grundlagen­forschung auf natur- und geistes­wissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungs­einrichtungen mit zahlreichen Nobel­preisträger*innen in ihren Reihen.
Die General­verwaltung der MPG sucht für ihre Zentralen Dienste zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet für drei Jahre, für 39 Stunden pro Woche eine*n

Projekt­mitarbeiter*in Schriftgut­verwaltung & Digitalisierung

(Kennziffer 52/26)
Das Team der Zentralen Dienste unterstützt die General­verwaltung (GV) bei der täglichen Arbeit. Zu den Aufgaben gehören die Gewährleistung des Dienstbetriebes, insbesondere der Innere Dienst, die Arbeits­sicherheit und die Sicher­stellung aller Serviceanforderungen. In dieser Position unterstützen Sie als Teil unseres Teams die Leiterin Zentrale Dienste.

Ihre Aufgaben werden sein

• Konzeption und Aufbau eines zentralen DMS‑​/​E-Akte-Templates für die gesamte Verwaltung und Teilprojekt­leitung bei der Einführung dieser vorgangs­bezogenen Schriftgut­verwaltung
• Erfassung, Analyse und Priorisierung fachlicher Anforderungen aus Verwaltung, Organisation und Fachbereichen
• Beratung der Fachbereiche zu Dokumenten­management, Registratur­prozessen und digitalen Verwaltungs­abläufen
• Entwicklung von Soll‑Konzepten für Verwaltungs­prozesse, digitale Vorgänge, Metadaten und Ablage
• Übersetzung fachlicher Anforderungen in System­spezifikationen für IT
• Konzeption eines rollen­basierten Berechtigungs­modells
• Mitwirkung bei der Toolauswahl und ‑einführung
• Enge Zusammenarbeit mit IT, Datenschutz, Informations­sicherheit und Fachbereichen
• Qualitäts­sicherung der Akten­führung (Vollständigkeit, Konsistenz, Metadaten­qualität, Ordnungs­mäßigkeit)
• Schulung, Befähigung und Support für Anwender*innen in Verwaltung und Fachbereichen
• Unterstützung beim Change-Management

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossenes Hochschul­studium (Verwaltungs­wissenschaften, Informations­management o. Ä.) oder Beschäftigten­lehrgang II (BL II/​Verwaltungs­fachwirtin) bzw. vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Einführung, Begleitung und Nutzung moderner DMS- und E-Akten-Systeme sowie digitaler Registratur­arbeit
• Sehr gute Kenntnisse der Schriftgut­verwaltung und ordnungs­gemäßen Akten­führung, idealerweise aus der öffentlichen Verwaltung (Kommunen/​Ministerien)
• Kenntnisse relevanter Regelwerke und Standards (z. B. DSGVO, Aktenpläne)
• Berufs­erfahrung in einem Organisations­referat oder im Verwaltungs­management
• Kenntnisse im Prozess- und agilen Projekt­management
• Projekt­erfahrung in Digitalisierungs­projekten der Verwaltung
• IT-Verständnis im Verwaltungs­kontext (Schnittstelle zur IT ohne technische Spezialrolle)
• Erfahrung im Umgang mit KI-Anwendungen oder die Bereitschaft, sich in entsprechende Systeme einzuarbeiten
• Idealerweise Kenntnisse im M365-Umfeld (SharePoint, Teams, Outlook)
• Sehr strukturierte, analytische Arbeitsweise und ausgeprägtes prozessuales Denkvermögen
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte und rechtliche Anforderungen verständlich aufzubereiten und praxisnah zu übersetzen
• Lösungs­orientierte Kommunikation und Moderations­kompetenz
• Präzises, selbstständiges, verantwortungs­bewusstes Arbeiten sowie Freude an der Gestaltung moderner Verwaltungs­prozesse

Das bieten wir Ihnen

Im Rahmen eines auf drei Jahre befristeten Arbeits­verhältnisses bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufs­erfahrung eine Bezahlung bis Entgelt­gruppe 13 TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozial­leistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelt­tabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrs­mitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungs­möglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.

Was Sie von uns erwarten können

• Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeits­zeit­modelle
• Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungs­maßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheits­förderung sowie eine betriebliche Alters­vorsorge
• Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personen­nahverkehrs
• Daneben werden die üblichen Sozial­leistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
• Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens

Die Max-Planck-Gesell­schaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.
Die Max-Planck-Gesell­schaft strebt nach Geschlechter­gerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung (Kennziffer 52/26), einschließlich eines persönlich verfassten Anschreibens, unter: https://www.mpg.de/karriere/gv
Bewerbungsfrist: 1. Juli 2026
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MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT
zur Förderung der Wissenschaften e. V.
General­verwaltung München
Abteilung Personal und Personalrecht
www.mpg.de
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