Ihr Aufgabenbereich
· Koordination und Steuerung der administrativen, organisatorischen und kommunikativen Prozesse des interdisziplinären Instituts für KI in der Medizin (Kernteam 25 Personen, weitere 50+ Mitglieder)
· Selbstständige Koordination komplexer Projektstrukturen, insbesondere Abstimmung mit Professoren, Zeit- und Ressourcenplanung
· Unterstützung bei deutsch- und englischsprachigen Forschungsanträgen
· Aufstellen und Prüfen von Finanzplänen
· Kontrolle der Drittmittelkonten inkl. Personalkosten
· Finanzielle Steuerung von Forschungsprojekten (Mittelabforderungen, Berichte etc.)
· Zeitmanagement, Selbständige Koordination mit Professoren, Zeit- und Ressourcenplanung, Überwachung von Meilensteinen
· Unterstützung bei strategischen und organisatorischen Aufgaben wie Terminplanung, Dokumentenablage, Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Dienstreiseplanung sowie Reisekostenabwicklung
· Veranstaltungsmanagement von Fortbildungen und Kongressen
· Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen wissenschaftlichem Team, Klinikums- und Universitätsverwaltung, Drittmittelgebern und weiteren teilweise externen Partnern
· Pflege der Website
Unsere Anforderungen
· Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder ein vergleichbare kaufmännische Ausbildung
· Idealerweise Erfahrung im Projekt- bzw. Wissenschaftsmanagement
· Fähigkeit, sich in neue Arbeitsbereiche zügig einzuarbeiten und Freude am Umgang mit Zahlen
· EDV-Kenntnisse und routinierte Anwendung der gängigen MS-Office Programme insbesondere Word, Excel und PowerPoint, SAP-Kenntnisse wünschenswert
· Organisationsgeschick, selbstständige und präzise Arbeitsweise
· Zuverlässigkeit, Kommunikationsfähigkeit sowie eigenverantwortliche Arbeitsweise
· Respektvoller und wertschätzender Umgang mit Mitarbeitern und Kooperationspartnern
· Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift
Unser Angebot
· Es handelt sich um eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem motivierten Team.
· Die Arbeitszeit erfolgt in Vollzeit, wobei nach Rücksprache gegebenenfalls eine Teilzeitoption besteht.
· Der Arbeitsplatz befindet sich im Zentrum von München und ist sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar.
· Zudem besteht die Möglichkeit, eine Mitarbeiterwohnung zu günstigen Konditionen zu erhalten sowie Angebote zur Kinderbetreuung in Anspruch zu nehmen.
· Die Vergütung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) einschließlich aller im Öffentlichen Dienst üblichen Zulagen. Die Stelle ist zunächst befristet, mit der Option auf Verlängerung.
