Mitarbeiter/in Administration - Bereich General Services

Die Vivascope GmbH ist ein Münchner Unternehmen, welches seit 15 Jahren unter dem Dach der MAVIG GmbH agiert und seit Januar 2021 als eigen‐ ständige Firma fungiert. Sie ist Hersteller und Distributor konfokaler Laserscanmikroskope, die eine zeiteffiziente und non‐invasive Analyse ermögli‐ chen. Somit kann schnell zwischen pathogenem und gesundem Gewebe unterschieden werden. Diese Technologie wird in den verschiedensten Be‐ reichen der Medizin‐ und Kosmetikindustrie angewandt.
Wir suchen ab sofort eine/n Mitarbeiter/in für unsere Administration im Bereich General Services.

Aufgaben

• Einweisung in allgemeine Abläufe und selbständige Durchführung einer mündlichen Unterweisung an neue Mitarbeiter
• Organisation und Dokumentation der Mitarbeiterschulungen
• Anpassung des Organigramms
• Verwaltung der Poolfahrzeuge und Handyverträge
• Überwachung der anfallenden betriebsärztlichen Untersuchungen für die Mitarbeiter und Terminabstimmung mit dem Betriebsarzt
• Ansprechpartner für (Transport-)Schäden und Kontakt zur Versicherung
• Organisation von Wartungsterminen
• Verwaltung unserer Räume Wareneingang/Lager/Werkstatt und Zusammenarbeit mit dem Vermieter/Hausverwalter
• Verantwortlich für die Protokollführung des Monatsmeetings
• Erfassen von Neukunden im ERP-System
• Unterstützung bei der Angebotserstellung und Auftragserfassung mittels ERP-System
• Faktura von Kundenaufträgen und Gutschrifterstellung
• Unterstützung bei der Bearbeitung der offenen Posten (Ausgangsrechnungen)
• Erstellung von Teilnehmerzertifikaten für Trainings/Kurse
• Drucken und Binden der Schulungsordner und Handbücher
• Büroarbeiten, die einen reibungslosen internen Ablauf sicherstellen
• Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Gute Deutsch- und Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationsfähigkeit und Belastbarkeit sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Kenntnisse im Umgang mit ERP-Systemen sowie MS Office
• „Hands on“-Mentalität
• Sie überzeugen durch eine selbständige und strukturierte Arbeitsweise sowie durch kunden- und serviceorientiertes Handeln

Wir bieten Ihnen

Die Unterstützung eines erfahrenen Teams, intensive Einarbeitung in die einzelnen Aufgabenbereiche und eine leistungsgerechte Bezahlung sowie alle Möglichkeiten eines expandierenden, international ausgerichteten Unternehmens.
Wenn Sie gerne in einem technisch anspruchsvollen Umfeld arbeiten und an abwechslungsreichen und komplexen Aufgaben interessiert sind, freuen wir uns auf Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen per E‐Mail an bewerbung@vivascope.com im PDF‐Format, mit Angaben zu Ihrer Gehaltsvorstellung.