Das Staatsinstitut für Frühpädagogik und Medienkompetenz (IFP)
sucht zum 01.08.2025 mit Dienstort Amberg
eine Management-Assistenz (m/w/d) im Vorzimmer der Institutsleitung
Entgeltgruppe 8 TV-L / Vollzeit / unbefristet
Das Staatsinstitut für Frühpädagogik und Medienkompetenz (IFP) sucht zum 01.08.2025 eine engagierte und erfahrene Management-Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung der Institutsleitung.
Das Staatsinstitut für Frühpädagogik und Medienkompetenz (IFP) ist eine wissenschaftliche Einrichtung des Freistaates Bayern und eine nachgeordnete Behörde des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und Soziales (StMAS). Das IFP übernimmt die Weiterentwicklung der Inhalte und Methoden der außerschulischen Bildung und Erziehung gemäß Art. 17 Abs. 1 BayKiBiG. Dies umfasst insbesondere die frühpädagogische Forschung, den Praxistransfer wissenschaftlicher Erkenntnisse und Methoden und Politikberatung. Das IFP steht in Austausch mit anderen Forschungseinrichtungen und Fachinstitutionen auf nationaler, europäischer und internationaler Ebene.
Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch in komplexen Situationen den Überblick und arbeiten gerne eigenverantwortlich in einem abwechslungsreichen und dynamischen Umfeld? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Ihre Aufgaben
- Eigenverantwortliche Führung des Vorzimmers der Institutsleitung inklusive Terminplanung für die Instituts- und Abteilungsleitungen
- Organisation und Betreuung von Fachkongressen, Tagungen und Gremiensitzungen inklusive Teilnehmermanagement
- Führung und Pflege des IFP-Archivs sowie Aktualisierung der internen FAQ
- Bearbeitung von Anfragen aus dem pädagogischen Bereich, professioneller Schriftverkehr mit nationalen und internationalen Partnern
- Reiseplanung und -abrechnung (auch mit Drittmittelgebern im In- und Ausland)
- Verwaltung des Postwesens und Koordination der institutsinternen Kommunikation
- Pflege von Adressdatenbanken und unterstützende administrative Tätigkeiten in der Projektarbeit
- Unterstützung bei Internetrecherchen sowie bei der Erstellung des Infodienstes und der Jahresberichte
- Mitwirkung bei der eAkte, einschließlich Dokumentenmanagement, Aktenplanerstellung
Ihr Anforderungsprofil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Berufsausbildung, idealerweise im öffentlichen Dienst
- Eine Weiterbildung oder Schwerpunkt im Bereich Personalassistenz ist von Vorteil
- Ausgeprägte und nachgewiesene Berufserfahrung im Aufgabenprofil der ausgeschriebenen Stelle
- Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im öffentlichen Dienst
- Erfahrung im Umgang mit Teilnehmermanagement Tools (z.B. ALOOM)
- Hervorragende Organisationsfähigkeit und ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie verbindliches und freundliches Auftreten
- Fundierte Erfahrung im Umgang mit gängigen Microsoft-Office-Programmen wird vorausgesetzt ebenso wie die Bereitschaft, sich in verwaltungs- oder hausspezifische IT-Lösungen (z.B. eAkte, Aloom, etc.) einzuarbeiten
- Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, auch in der englischen Sprache
- Belastbarkeit, Flexibilität sowie Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen
Wir bieten
- Abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
- Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis auf der Grundlage des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) mit einer Eingruppierung bis zur Entgeltgruppe 8
- Darüber hinaus bieten wir Ihnen alle Vorzüge des öffentlichen Dienstes, insbesondere Arbeitsplatzsicherheit und gute Voraussetzungen für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten sowie u.a. betriebliche Altersvorsorge
- Vollzeitarbeitsplatz mit gleitender Arbeitszeit und der Möglichkeit zum Homeoffice unter
- Berücksichtigung der dienstlichen Belange
- Wir unterstützen Sie in Ihrem anspruchsvollen, abwechslungsreichen, zukunftsorientierten Aufgabengebiet durch vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten
Interessiert?
Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige, vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben,
Lebenslauf, Zeugnisse) zur Stellenausschreibung als Management-Assistenz (m/w/d) im Vorzimmer der Institutsleitung.
- Wir fördern die Gleichstellung von allen Geschlechtern. Auf Antrag kann die Gleichstellungsbeauftragte beteiligt werden
- Menschen mit Behinderung werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt
Ihre Bewerbung richten Sie bitte bis zum 13.06.2025 per E-Mail an: bewerbung@ifp.bayern.de
Inhaltliche Nachfragen richten Sie bitte an Frau Tatjana Hermann: tatjana.hermann@ifp.bayern.de.
Hinweise zum Datenschutz finden Sie unter:
