Executive Assistant / Project Coordinator (m/w/d)

Deine AUFGABEN

Für eine international führende Beratung im Executive-Search-Umfeld suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit als Executive Assistant / Project Coordinator - Strategic Projects (m/w/d) zur direkten Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Beraterpersönlichkeit in München.
Die Rolle - Executive Assistant im Projektkontext
Diese Position kombiniert Executive Support mit aktiver Projektarbeit und eröffnet vielfältige Gestaltungsspielräume.
Sie agieren als rechte Hand auf Augenhöhe, behalten auch bei hoher Dynamik und Komplexität den Überblick und bringen sich aktiv in Projekte ein.
Organisation ist Teil der Rolle - Komplexität strukturieren und aktiv mitgestalten bildet den Kern der Position.
Ihre Aufgaben - vielseitig & mit Impact
Projekt- & Mandatssteuerung

• Koordination und Strukturierung mehrerer paralleler Projekte im internationalen Umfeld
• Nachverfolgung von Fortschritten, Prioritäten und Deadlines
• Sicherstellung reibungsloser Abläufe auch bei hoher Dynamik

Executive Support

• Vorausschauende Unterstützung im operativen Tagesgeschäft
• Priorisierung komplexer Themen und aktive Entlastung im Alltag
• Termin- und Reisemanagement als integrierter Bestandteil (nicht Schwerpunkt)

Prozess- & Schnittstellenmanagement

• Organisation anspruchsvoller Interview- und Auswahlprozesse
• Abstimmung mit internationalen Klient:innen, Kandidat:innen und internen Stakeholdern
• Strukturierung von Entscheidungsprozessen und Timelines

Inhaltliche Mitarbeit

• Erstellung und Aufbereitung von Briefings, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
• Strukturierte Vorbereitung sensibler und vertraulicher Unterlagen
• Unterstützung bei der erfolgreichen Umsetzung von Suchmandaten

DAS BRINGst du MIT

• Abgeschlossenes Studium (z.B. im juristischen oder betriebswirtschaftlichen Bereich) oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung in projektnahen, koordinativen oder analytischen Rollen (z. B. Consulting, Contract Management, Professional Services o. Ä.)
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte zügig strukturiert aufzubereiten
• Organisationsstärke sowie ein ausgeprägtes Gespür für Prioritäten
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Detailgenauigkeit
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Themen aktiv voranzubringen