Corporate Liaison Manager (m/w/d) (Remote / Mobil möglich)

Als einer der bedeutendsten Messeveranstalter der Welt steht die Messe München für faszinierende Erlebnisse und inspirierende Begegnungen. Auf unseren mehr als 90 Fachmessen im In- und Ausland bieten wir Begegnungsplattformen, auf denen man aus nächster Nähe Innovationen und die Welt von morgen erlebt. Ein vertrauensvolles Miteinander ist die Basis unseres wertebasierten Zusammenarbeitens.
Die Stabsabteilung Corporate Liaison ist Dreh- und Angelpunkt aller gremienrelevanten Vorgänge. Sie fungiert als Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung, den Gesellschafterrepräsentanten und den dazugehörigen Behördenvertretern sowie dem Aufsichtsrat. In dieser Position verantworten Sie die Kommunikation mit den Gremien und die Vor- und Nachbereitung derer Sitzungen. Sie sind ein Organisationstalent? Sie haben Spaß an Prozessen, koordinieren leidenschaftlich gern und haben für jeden ein offenes Ohr? Dann kommen Sie zu uns!
Im Zuge einer Nachbesetzung suchen wir ab sofort eine/n Corporate Liaison Manager. Bei dieser Position handelt es sich um eine Anstellung in Teil-oder Vollzeit.
Ihre spannenden Aufgaben:

• Sie verantworten und koordinieren administrativ die Vor- und Nachbereitung der Gremiensitzungen (wie z.B. Gesellschafterversammlungen, Aufsichtsrats- und Ausschusssitzungen). Dabei erstellen Sie die Tagesordnung, holen Unterlagen ein, stimmen diese mit unterschiedlichen Ansprechpartnern im Haus sowie der Geschäftsführung ab und sorgen für einen termingerechten Versand der Unterlagen
• Sie stellen die Einhaltung aller formaler Kriterien bei Aufsichtsrats- und Gesellschafterversammlungsbeschlüssen im Umlaufverfahren sicher und unterstützen bei der Vorbereitung der wöchentlichen Sitzung der Geschäftsführung: Konsolidierung der Themenmeldungen, Erstellung der Tagesordnung, Verteilung der Unterlagen, Unterstützung bei der Erstellung des Protokolls
• Sie organisieren Tagungen und Klausuren in dem Sie nach geeigneten Locations suchen, Kalkulationen und Bestellung erstellen, die Abstimmung mit der Location im Vorfeld übernehmen und die Erarbeitung und den Versand von Tagesablauf und Inhalten in Zusammenarbeit mit Moderatoren übernehmen. Außerdem sichern Sie die Qualität der Veranstaltung vor Ort
• Sie bearbeiten termin- und sachgerecht Bestellungen und Rechnungen, steuern Dienstleister, verwalten und überprüfen GF-Mitgliedschaften und übernehmen die Organisation von Tagungen und Klausuren der Geschäftsführung
• Sie unterstützen bei der Prozessoptimierung, je nach Anforderung seitens Geschäftsführung, Gesellschafter oder Leiter Stabsabteilung Direktion (z.B. Berichtswesen, Digitalisierung), übernehmen Sonderprojekte der Geschäftsführung, unterstützen bei der organisatorischen Vorbereitung und Durchführung der jährlichen Führungskräftetagung und verwalten das Abteilungspostfach
• Sie übernehmen gerne die Vertretung als Springerin bei Abwesenheit der Executive Assistant in den Vorzimmern der Geschäftsführung? Dann kommen Sie zu uns! Wir freuen uns auf Sie!

Was wir Ihnen gerne bieten:

• Einzigartige Einblicke in das internationale Veranstaltungs- und Messegeschäft mit unterschiedlichsten Branchenschwerpunkten
• Eine individuelle Einarbeitungszeit
• Flexible Arbeitszeiten im Gleitzeit-Modell bei einer 40h Woche mit Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten und 30 Tage Urlaub
• Vielfältige individuelle interne und externe Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Aktives Gesundheitsmanagement (eigenes Gesundheitsstudio, Mobile Firmenfitness, Bike-Leasing, Achtsamkeitskurse)
• Neu bei uns: Workation in 8 Ländern
• Attraktive und umfangreiche Sozialleistungen (betriebliche Altersvorsorge, Fahrtkostenzuschuss, Kantine, Kinderbetreuungszuschuss, Zugang zu Veranstaltungstickets etc.)
• Förderung von sozialem Engagement mit 2 Tagen Sonderurlaub pro Jahr

Das bringen Sie idealerweise mit:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung, können eine große Kompetenz in der Zusammenarbeit auf höchster Managementebene nachweisen und sind versiert im Umgang mit Kontrollgremien (Gesellschafter und Aufsichtsrat) eines internationalen Unternehmens
• Sie besitzen höchstes Maß an Diskretion; Analytische Kompetenz und strategisches und konzeptionelles Denken; Netzwerkkompetenz und Teamfähigkeit; Entscheidungskompetenz; Verständnis für die komplexen Verbindungen von Geschäftsführung und Gesellschafter; Systematisches Vorgehen und die Fähigkeit zur parallelen Koordination mehrerer Themen; schnelle Auffassungsgabe und Bewältigung von komplexen Aufgabenstellungen
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office, Excel und finden sich schnell in neue Betriebssysteme ein
• Sie haben ein hohes Maß an Gewissenhaftigkeit und Verantwortungsbewusstsein; sicheres Auftreten und Umgang mit Verantwortlichen aller Hierarchiestufen; sehr diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen; Feingefühl und hochgradig verantwortungsvoller Umgang mit gewichtigen Themen; Weitblick und Organisationstalent; Flexibilität; Verbindlichkeit
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift ist für Sie kein Problem? Dann bewerben Sie sich noch heute!

Die Stellenanzeige spricht Sie an, aber Sie erfüllen auf den ersten Blick nicht alle Anforderungen? Bewerben Sie sich trotzdem, denn wir bieten zahlreiche Entwicklungsmaßnahmen, bei denen Sie alles lernen, was für den Job relevant ist.