Case Manager Assistant (all genders)

Als Case Manager Assistant unterstützt du unser Case-Management-Team bei der strukturierten Bearbeitung und Organisation von Förderprojekten. Du sorgst dafür, dass Daten vollständig und aktuell sind, Fristen eingehalten werden und die administrative Projektabwicklung reibungslos funktioniert.
Mit deiner sorgfältigen und strukturierten Arbeitsweise trägst du maßgeblich dazu bei, dass unsere Case Manager ihre Projekte effizient und in hoher Qualität bearbeiten können. Dabei bist du eine wichtige Schnittstelle zwischen Kunden, internen Teams und unseren Systemen.
Über innoscripta
innoscripta ist ein wachstumsstarkes Technologieunternehmen mit der Vision, den globalen Standard für Transparenz, Compliance und Datenstrukturen im Forschungs- und Entwicklungsmanagement zu schaffen. Mit unserer Plattform Clusterix unterstützen wir Unternehmen dabei, Innovationsprozesse effizient, nachvollziehbar und skalierbar zu steuern. Bereits heute vertrauen tausende Unternehmen auf unsere Lösungen. Gemeinsam arbeiten wir daran, Forschung und Entwicklung weltweit messbarer, strukturierter und digitaler zu machen.

Deine Aufgaben

• Pflege und Aktualisierung von Kunden-, Projekt- und Falldaten in unseren internen Systemen
• Koordination und Organisation von Kundenterminen sowie Nachverfolgung offener To-dos
• Einholung und Nachverfolgung fehlender Informationen und Unterlagen bei Kund:innen
• Prüfung eingehender Dokumente auf Vollständigkeit und Qualität sowie Sicherstellung einer sauberen Datenbasis
• Proaktive Kommunikation mit Kund:innen, um fehlende Daten und Dokumente termingerecht einzuholen
• Überwachung relevanter Fristen und Sicherstellung einer strukturierten administrativen Projektabwicklung
• Unterstützung des Case-Management-Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Dokumentation und Pflege aller relevanten Informationen in den internen Systemen

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann, Industriekauffrau/-mann oder vergleichbar)
• Idealerweise 1-4 Jahre Berufserfahrung im administrativen oder organisatorischen Umfeld
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationsstärke sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren
• Hohe Kunden- und Serviceorientierung
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) in Wort und Schrift sowie sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel

Was wir dir bieten

• Unbefristeter Arbeitsvertrag für eine langfristige Perspektive
• Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten: Individuelle Weiterbildung sowie klare Entwicklungsperspektiven bis hin zur Führungsverantwortung
• Internationales und dynamisches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Eigenverantwortung ab dem ersten Tag und die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten
• Zusatzleistungen: EGYM Wellpass, Zuschuss zum ÖPNV-Ticket, Corporate Benefits, Kinderbetreuungsgeld, individuelle Weiterbildungsangebote über Coursera, Fitnessraum im Münchner Office sowie regelmäßige Team-Events, Sommer- und Weihnachtsfeiern