Assistenz in Teilzeit (m/w/d) – Administration und Import/Export in TSRS & PKDM-BA

Assistenz in Teilzeit (m/w/d) - Administration und Import/Export in TSRS & PKDM-BA

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remote type
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locations
Germany - Munich (Research)
time type
Part time
posted on
Gestern ausgeschrieben
job requisition id
R-222357

Career Category

Administrative

Job Description

Wir suchen eine engagierte Assistenzkraft (m/w/d) in Teilzeit, die unser Team in der Pharma- und Biotechnologiebranche unterstützt. Diese Position ist ideal für Bewerber:innen mit Erfahrung im Office Management, administrativer Unterstützung sowie Import-/Exportprozessen.
Diese Teilzeitstelle ist mit 19 Stunden pro Woche auf die Abteilungen Translational Safety & Risk Sciences (TSRS) sowie PKDM-Bioanalytics (BA) verteilt.

Deine Aufgaben

Administrative Assistenz & Organisation

• Pflege und Aktualisierung der Intranetseiten (SharePoint)
• Strukturierte Archivierung relevanter Dokumente nach internen Standards
• Organisation von Meetings, Telefonkonferenzen und Schulungen
• Planung und Abwicklung von Geschäftsreisen inkl. Buchung, Reisekostenabrechnung und Budgetüberwachung
• Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Aufgaben

Import- und Exportprozesse

• Erstellung, Bearbeitung und Prüfung von Import-/Exportdokumenten
• Kontrolle von Genehmigungen, Rechnungen und Versandpapieren
• Abwicklung von Versandprozessen in Zusammenarbeit mit Speditionen und Behörden
• Enge Kooperation mit dem Global Trade & Customs Excellence Team

Unterstützung in Labor- und Datenmanagement

• Geräteverwaltung, Laborausstattung und Logistik
• Einholen von Angeboten und Mitwirkung bei CAPEX-Planungen
• Verwaltung von Wartungsverträgen und Koordination externer Servicetechniker
• Beschaffung und Verwaltung von Labormaterialien inkl. Bestandsaufnahme

Dein Profil

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann/-frau (m/w/d), Kaufmann/-frau im Groß- und Außenhandelsmanagement (m/w/d), Speditionskaufmann/-frau (m/w/d) oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Bestenfalls mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Assistenz in einem internationalen Unternehmen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrungen mit SAP, Concur oder vergleichbaren Systemen sind von Vorteil
• Sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Zahlenaffinität, Organisationstalent, Flexibilität und Eigeninitiative
• Freude an Teamarbeit und Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten

Was wir bieten

• Flexible Arbeitszeiten
• Marktgerechte Vergütung
• Mobiles Arbeiten nach Absprache möglich
• 30 Tage Jahresurlaub bei Vollzeit
• Sonderurlaub bei besonderen Anlässen (z. B. Hochzeit, Umzug usw.)
• Zugang zum EGYM Wellpass für Fitness und Wellness
• Abonnement für die Sprachlern-App Busuu
• Essenszuschuss von 1,50 € pro Tag
• Betriebliche Altersvorsorge
• Kinderbetreuungszuschuss von bis zu 120 € pro Monat
• Mitarbeiteranerkennungsprogramm (Prämien zwischen 50 € und 450 €)
• Employee Assistance Program (EAP) für persönliche und berufliche Unterstützung

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